Steeds vaker krijgen we vragen van klanten over online opslag via diensten als Dropbox, OneDrive, Google Drive en iCloud Drive. Met online opslag zijn uw bestanden altijd en overal vanaf elk apparaat te bereiken, alleen voor uzelf of voor meerdere gebruikers. Dit klinkt goed, maar online opslag brengt ook risico’s met zich mee. Wanneer zijn deze diensten goed te gebruiken? En wanneer beter niet? We zetten de voor- en nadelen voor u op een rijtje.

De voordelen van online opslag

Om te beginnen de voordelen van online opslag:

  1. Centrale opslag van uw bestanden: uw bestanden worden opgeslagen in de Cloud en zijn dus altijd en overal te bereiken.
  2. Uw bestanden kunnen op elk device worden benaderd en geopend: u kunt uw bestanden op zowel smartphone, tablet als PC eenvoudig benaderen en openen.
  3. Gratis opslagruimte: afhankelijk van de aanbieder ontvangt u tot wel 100GB opslagruimte gratis.

De risico’s van online opslag

Naast de voordelen, zijn er ook een aantal risico’s verbonden aan het gebruik van online opslag diensten. De belangrijkste risico’s zijn:

  1. Er is geen automatische back-up: bij de gratis oplossingen voor online opslag, is geen automatische back-up beschikbaar. Wanneer er sprake is van een virusinfectie of als bestanden (per ongeluk) verwijderd zijn, zijn deze ook echt weg. Om ervoor te zorgen dat er een back-up wordt gemaakt van uw bestanden, moet u een abonnement afnemen of dit handmatig zelf doen.
  2. Risico’s bij offline synchronisatie: Vaak wordt offline synchronisatie van bestanden aangeboden. Hierbij worden de bestanden automatisch naar uw apparaat gesynchroniseerd. Dit is handig, maar – vooral bij gevoelige (klant)gegevens – risicovol. Bij diefstal van bijvoorbeeld uw laptop komen de bestanden – waarvan u dacht dat deze veilig online opgeslagen waren – alsnog op straat te liggen.
  3. Opslag van uw data op een onbekende locatie: u weet niet waar het datacenter met de servers waar uw bestanden op staan zich bevindt.
  4. Traag gebruik bij meerdere gebruikers: indien meerdere gebruikers dezelfde mappen en bestanden gebruiken, kan dit leiden tot trager gebruik.

Online opslag diensten: wanneer kunt u er veilig gebruik van maken?

Online opslag diensten zoals Dropbox, OneDrive, Google Drive en iCloud Drive zijn prima te gebruiken. Wij adviseren wel om een abonnement met automatische back-up af te nemen, zodat uw bestanden – ook bij een eventuele virusinfectie of als bestanden (per ongeluk) verwijderd worden – altijd nog beschikbaar zijn. Belangrijk aandachtspunt bij back-up is het terugzetten van bestanden: dit kan bij sommige diensten erg lang duren. Verder raden wij aan om voorzichtig te zijn met offline synchronisatie van uw bestanden, vooral als deze gevoelige (klant)gegevens bevatten. Ten slotte is ons advies om voor inlog in uw account gebruik te maken van 2-factor authenticatie. Deze veilige inlogmethode is inmiddels bij bijna alle online opslag aanbieders beschikbaar.

Geen complete online werkplek

Belangrijk om te beseffen is dat online opslag geen complete clouddienst is. Aanbieders van online opslag bieden slechts een klein onderdeel aan: de opslag van bestanden. Om zorgeloos online te werken heeft u een complete clouddienst nodig, waarin u – naast online opslag – ook de beschikking heeft over alle benodigde software om effectief en veilig te kunnen werken. Van Word, Excel en Outlook tot een Internetbrowser en de meest recente antivirussoftware.

Wilt u meer weten over veilig gebruik van online opslag diensten of een complete clouddienst?

Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Auteur blogartikel: Rutger de Nooij, Deltacom

"Als directeur van Deltacom adviseer ik bestaande en nieuwe klanten over de beste ICT-oplossingen voor hun organisatie. Deltacom is een kantoorautomatiseringsbedrijf dat bestaat uit een hecht team van professionals die allemaal werken vanuit dezelfde instelling: we staan voor volledige ontzorging van onze klanten. Daarbij gaan we een hechte samenwerking aan en werken we aan een langdurige relatie. Wanneer u onze klant bent, zijn uw ICT-problemen onze problemen. Die lossen we – Before You Know IT – voor u op. Snel, efficiënt, kostenbewust en vaak voor u er erg in hebt. Vanuit onze passie en deskundigheid regelen wij alles rond uw kantoorautomatisering. We komen daarbij met oplossingen die het beste bij u en uw organisatie passen. Dat doen we sinds 1998."

Rutger de Nooij, directeur
06 42 29 47 46,
rutger@deltacom.nl